Свадебный организатор, Организация мероприятий.
Вы мечтаете – я воплощаю в реальность!
Вы уже более 10 лет работаете в event-индустрии, а именно в сфере организации свадеб! Какой ваш любимый стиль декорирования свадьбы? Можете ли выделить любимые детали?
Один из важных этапов в подготовке к свадьбе – это выбор декора. Каждая невеста, как любая девочка, несколько раз в голове прокручивала идеальную картинку своего свадебного дня и, конечно, представляла зал, утопающий в цветах. Я, как свадебный организатор, всегда стараюсь посоветовать ту или иную стилистику торжественного события. Сама я очень люблю современную классику, я всегда внимательна к деталям, особенно для меня очень важна сервировка столов: посуда, бокалы, приборы, салфетки – все это должно сочетаться с флористическим оформлением всего зала и создавать общую полноценную картинку праздника.
Свадьба в обычном понимании – это про классику. Можете ли вы рассказать об уникальной и запоминающейся свадьбе, которую вы организовывали?
Каждая свадьба, к которой прикоснулась рука моей команды, уже сама по себе является уникальной и запоминающейся, потому что мы всегда стараемся сделать каждую свадьбу не похожей на другую. Недавно мы с командой организовали невероятно красивую свадьбу в одном из подмосковных замков, весь зал и фуршетная зона утопали в цветах, я как сейчас помню: почти 40 грузовиков с живыми цветами приехали на площадку, зал утопал в невероятном аромате живых цветов, а невеста с женихом феерично появились перед гостями на вертолете под потрясающую музыку, у гостей – мурашки по телу! Это было эффектно и запоминающе.
Как вы выстраиваете полное взаимопонимание с парами, чтобы воплотить их видение в жизнь? Были ли в вашей практике моменты, когда вы, как опытный профессионал, отговаривали пару от тех или иных решений?
Взаимопонимание выстраивается на первых этапах, как правило – это первый телефонный разговор. Каждая пара, набрав номер телефона нашего агентства, попадает ко мне, в процессе телефонного разговора я понимаю, насколько большой формат мероприятия, буду ли ими заниматься лично я или менеджеры нашей компании. С первых минут я уже понимаю, есть ли, так называемый, контакт с заказчиками или нет. Далее формируется встреча. Мне обязательно нужно встретиться и познакомиться с парой, прочувствовать их, проанализировать характеры. В этот момент ты немножечко психолог.
Только после этого я начинаю подбирать подрядчиков и специалистов для этой пары. Важно, чтобы они подошли друг другу.
Конечно, часто бывает, что невеста придумала себе свадьбу, но она абсолютно не подходит под формат зала, и тогда мы очень корректно объясняем это и предлагаем альтернативные решения.
Как вы следите за тем, чтобы день свадьбы прошел гладко? Находитесь ли вы вместе с молодоженами на протяжении всего торжества?
Да! Я стараюсь быть рядом с женихом и невестой с самого первого дня. Я контролирую все встречи, пишу тайминг, технические задания, занимаюсь оптимизацией бюджета, придумываю интересные идеи, которые отражают ребят. И, конечно, я работаю на самой свадьбе. Утро свадебного дня начинается с того, что наши менеджеры выезжают к жениху и невесте, они контролируют все организационные вопросы с утра. Я с утра нахожусь на площадке и готовлю зал к мероприятию. Тут моя задача – держать все под контролем, чтобы никакие форс-мажоры не омрачили настроение ребят.
Нередко молодожены, горящие идеей свадьбы, хотят сделать все чуть ли ни за один день. Можете ли вы рассказать нам о типичных сроках планирования свадьбы? Сколько занимает подготовка к такому торжеству?
Я, как правило, всем советую готовиться к свадьбе не меньше чем за полгода. Это время, когда мы спокойной можем выбрать стилистику праздника, отрисовать эскизы декора, придумать интересную программу, встретится несколько раз с ведущим и прорепетировать появление молодых в зал. Но у нас были случаи, когда к нам приходили и за неделю до торжества, ребят подвели организаторы и площадка, и мы оперативно взяли все в свои руки и создали невероятно красивое событие!
Как вы справляетесь с изменениями в плане свадебного дня в последнюю минуту? Были ли в вашей практике такие случаи?
Я могу смело сказать, форс-мажоры были у всех! Но первое правило для меня и моей команды – что бы не произошло, мы должны решить это самостоятельно, не напрягая и не огорчая молодых. Были разные случаи, и артисты задерживались в пробках, и габаритные инструменты такие, например, как арфа, могли вовремя не приехать, так как сломался автомобиль, но, благо, мы оперативно решали эти вопросы. Из самого масштабного: мы планировали свадьбу в одном из парков Москвы, но в последний момент администрация города запретила там устанавливать шатер, но мы смогли найти решение этой проблемы.
Что является самой большой проблемой при планировании свадьбы?
С концептуальной точки зрения я проблем не вижу. Наша команда может реализовать проект любого масштаба. Сложности могут возникнуть на этапе установления контакта с молодыми тогда, когда они еще не представляют, как должен выглядеть их свадебный день. Однако именно эти сложности – наша работа. На этом этапе наша главная задача – понять молодых с личностной стороны, узнать их стиль жизни, хобби и любимые занятия. Исходя из полученной информации, мы готовим несколько проектов свадебного дня на выбор для наших пар.
Что вам, как организатору, больше всего нравится в процессе планирования свадьбы?
В целом планирование свадеб – удивительный процесс. Для меня самый важный, трепетный и любимый момент – это первые этапы организации свадьбы. Я безумно люблю начало в подготовке к праздничному дню. Люблю наши первые встречи, когда мы можем часами сидеть с парами и делиться мыслями и идеями, именно в этот момент зарождается концепция праздника. В этот момент я становлюсь частью чьей-то жизни в очень напряженный период времени. И для этой пары я должна стать не только свадебным организатором, но и близким другом. Я бы разделила планирование праздника на две части: первая – это общение с людьми (много общения) и вторая – таблично-бумажные дела (договоры, тайминги, сметы, списки, и т.д.). Первую часть я люблю больше. Общение и люди – это мое. Я могу договориться с кем хочешь и о чем хочешь.
Безусловно, у каждой национальности разные взгляды и традиции самого торжества. Можете ли вы поделиться примерами того, как вы учитывали культурные или религиозные традиции в планируемых вами свадьбах? Много ли нового вы узнали, организовывая свадьбу для пар новой и незнакомой для вас культуры?
Хочу отметить, что наша команда одна из немногих, которая работает с разными национальными культурами. За 10 лет работы, помимо русских свадеб, мы организовали сотни свадеб абсолютно разной национальности и культуры. Мы выезжали с командой на церемонию Никаха (венчания) в Мечеть, организовывали Таинства Крещения в Православных церквях, учитывали традиции таких народных республик, как Армения, Грузия, Азербайджан, Чечня, Узбекистан.
В 2022 году за один свадебный сезон мы организовали десятки Езидских свадеб, последние, кстати, были для нас в новинку. Много ли я узнала нового? Да! И сейчас я смело могу сказать, что наша команда может организовать мероприятие любой культуры и национальности.
Сложно выделить кого-то отдельно, но стоит отметить, что национальные свадьбы – это всецелая дань вековым традициям. Были мероприятия, где мужчины сидели отдельно от женщин, где невеста с женихом не могла танцевать медленный танец, я помню, на Чеченской свадьбе в день бракосочетания будущим супругам запрещено было находится в одном помещении вместе. Невеста находилась в отдельном зале с гостями и по традиции должна была стоять весь вечер в зоне, усыпанной цветами, в то время, как жених находился с друзьями в другом зале и смотрел на все через телевизионную трансляцию.
Наша команда очень бережно хранят национальные традиции, если того желают заказчики, но иногда мы все же добавляем нотку современности в наши уникальные свадьбы.
Что является самым важным фактором для того, чтобы сделать день свадьбы незабываемым?
Я всегда говорила и буду говорить каждой своей паре: абсолютно не важно сколько вы потратите денег, насколько пышной будет ваша свадьба и кого вы выберете свадебным организатором, если в этот день у жениха и невесты не будет настроения, если они будут нервные и раздраженные, даже самый лучший организатор в мире не спасет эту свадьбу.
Душевность, искренность и прекрасное настроение – залог незабываемого праздника.
Для того, чтобы свадьба прошла незабываемо, прекрасное настроение должно быть у наших молодых и всех гостей. И тогда, я с уверенностью могу сказать, ваша свадьба пройдет ИДЕАЛЬНО.
Можете ли вы рассказать о случаях, когда вам приходилось быстро принимать решение в день свадьбы?
К счастью, мне не приходилось глобально менять решения в день свадьбы. На моей памяти были случаи, когда артист задерживался в пробках, или же летел из другой страны и у него задерживали рейс, тогда мне приходилось в день мероприятия менять тайминг и время выступления, но, к счастью для наших заказчиков, это не было большой проблемой и все мероприятия заканчивались с улыбкой на лице.
Как вы справляетесь с ситуациями, когда у пары могут быть разные взгляды или мнения на свадьбу, и как вы выступаете посредником между ними? Приходилось ли вам иногда решать споры между членами семьи или гостями?
Никогда. Я всегда могу высказать свое мнение по тому или иному поводу, но вступать в разногласия между семьей и навязывать свое – это я не умею, не знаю хорошо это или плохо, но я считаю что организатор не должен этого делать. Спорные вопросы они должны решать в кругу семьи, а потом уже приходить к нам.
Возникали ли случаи, когда вам приходилось приспосабливаться к неожиданным погодным условиям в день свадьбы?
Конечно. К сожалению, форс-мажор по определению – непредсказуемое событие, высшая непреодолимая сила. Страх любого организатора – это летняя свадьба с живой флористикой и выездной регистрацией брака, перед началом которой начался дождь. Я думаю, это было у всех. На этот случай у нас всегда есть план Б. На каждую такую церемонию мы закупаем зонты и шатры. К сожалению, зонтами не всегда удается спастись, на этот случай мы или переносим выездную регистрацию в зал, если позволяет площадка, или оперативно за 20 минут устанавливаем шатер.
Как быть с тем, что молодожены хотят грандиозное торжество, не имея достаточного бюджета? Как вы добиваетесь того, чтобы свадебное видение молодоженов было реализовано и при этом не выходило за рамки бюджета?
Вы знаете, понятие «грандиозное торжество» у всех разное, для нас с вами, например, свадьба в замке с десятками фур живых цветов и топовыми артистами на сцене – это грандиозно, но есть пары, для которых реализовать их желания и мечты, а это может быть и что-то совсем банальное, уже является грандиозным торжеством. Красивая и веселая свадьба – это не всегда дорого. Основная наша задача – это оптимизация бюджета, Я всегда стараюсь подсказать молодоженам, на что стоит тратить деньги, а на что – нет.
Что, по вашему мнению, отличает ваши услуги по планированию свадеб от других в этой отрасли?
Однажды мне сказали: «Какое безумство! Куда тебя несет? Чтоб создавать свое event-агентство, надо обязательно поработать несколько лет в этой сфере, без опыта ничего не выйдет».
Я хочу сказать, что все получится у тех, кто умеет мечтать и идти к своей мечте.
У меня всю жизнь был синдром «отличницы», мне всегда хотелось все сделать на 5+
Я очень долго собирала команду, в которой я буду уверена на миллион процентов. У меня работают лучшие режиссеры-постановщики, декораторы, художники по свету, менеджеры по проектам. Вы сегодня у меня спросили про форс-мажоры на свадьбах, а я даже не смогла вспомнить о чем-то масштабном, потому что мы настолько продумываем каждую деталь, каждый шаг наперед, что ошибок быть не может. Я не рассматриваю даже такого случая, что что-то может пойти не так. Свадьбы ошибок не прощают 🙂
Абсолютно не важно, какой бюджет у наших молодоженов, любое торжество мы отработаем с большой любовью и душой. Наверное, это и отличает нас от наших коллег.
Что вы можете посоветовать парам, которые только начинают процесс планирования свадьбы?
Не ошибайтесь в выборе свадебного организатора, в подготовке к свадьбе важна каждая деталь. Доверьте свой праздник профессионалам.
Как вы справляетесь со стрессом и давлением в процессе планирования свадьбы?
Главное и бессменное правило на наших мероприятиях: «Не паниковать».
Это всегда первое, с чего я начинаю свои тренинги и пятиминутки.
У нас в команде работает потрясающий декоратор, и когда я начинаю задавать много вопросов про флористику, он мне всегда отвечает: «Мелина, не переживай, без цветов никто не останется».
Свадьба в любом случае будет организована идеально, главное не впадать в панику. С годами, наверное, у меня выработался иммунитет на это. В день свадьбы я стараюсь быть достаточно расслаблена, не суечусь, не бегаю и не паникую. Как это сейчас модно говорить: я в режиме «сохранения энергии» на случай ЧП. У меня есть силы и возможности моментально среагировать и решить проблему с холодной головой. В день свадьбы я просто запрещаю паниковать всем, особенно менеджерам, которые ведут той или иной проект. Паника передается молниеносно и может вывести из строя. Бывают случаи, которые даже меня могут повергнуть в шок. Я могу зайти в гримерную комнату и понервничать за закрытой дверью, обычно там же я решаю вопросы и возвращаюсь. О многих проблемах никто даже не знает. Организатор для пары – друг, психолог, главная опора во всем. Если говорите жениху и невесте «да, я ваш организатор», будьте им от начала и до конца.
Как вы смогли собрать команду профессионалов и проверенных поставщиков, чтобы обеспечить беспроблемное проведение свадебного дня?
Наверное, как и все: путем опыта и ошибок.
В самом начале нашего пути встречались и «горе-кондитеры», и флористы, которые не всегда понимали того, что мы хотим. Не ошибается только тот, кто ничего не делает и стоит на месте. Мы же всегда развиваемся и идем в ногу со временем.
Сейчас наступило время, когда я больше не ищу подрядчиков, специалисты из разных сфер ежедневно пишут нам и звонят, но в этом вопросе мы очень разборчивы. В данный момент я на все 100 уверена в своей команде. У меня потрясающий декоратор, с которым я работаю много лет, команда видеографов и фотографов, режиссеры, художники по свету, звукорежиссеры, кондитеры – это невероятно талантливые люди, которые являются частью нашей команды и которыми мы очень дорожим.
Каковы, на ваш взгляд, преимущества найма свадебного организатора?
Организация и планирование свадьбы – это далеко не простая задача, без опытного специалиста будет очень сложно. Планирование свадьбы может занять много времени, особенно если у вас много работы и плотный график. Свадебный организатор возьмет на себя все вопросы, поможет грамотно распорядиться бюджетом и даст вам возможность более эффективно распоряжаться своим временем, заботясь обо всех деталях свадебного дня.
Можете ли вы поделиться некоторыми советами по соблюдению свадебного бюджета?
Как правило, основной бюджет свадьбы уходит на банкет. Стоит несколько раз подумать, действительно ли ты хочешь видеть 150 человек гостей? Сократив количество гостей, вы значительно уменьшите сумму своего свадебного бюджета.
Как вы справляетесь с трудными или требовательными клиентами?
Внимание и четкость в работе. Вот, что хочет видеть каждый, даже самый требовательный клиент. В нашей работе недопустима ситуация «ожидание/реальность»
Если мы пообещали, что будет именно так, то другого пути нет, мы вылезем из кожи вон, но сделаем это.
Десятки раз заказчик брал в руки отрисованный эскиз декора, прогуливался по залу и сравнивал, совпадает ли визуализация с флористикой и декором который уже в зале?
В эти моменты я абсолютно спокойна, потому что уверена в работе своей команды.
Как вам удается совмещать деловую сторону работы свадебного организатора с творческими аспектами работы?
Ранее я уже рассказывала, что планирование свадьбы делится на две части, первое – это идея, красота, общение с парами за чашечкой чая, создание концепции праздника, и второе – это составление сметы, таблицы, списки и многое другое. Так вот творчество – это про меня, я люблю придумывать, создавать что-то новое, не похожее ни на что другое. К счастью, у меня большая команда, и второй этап подготовки к свадьбе я научилась делегировать на наших менеджеров. Наши девочки прекрасно с этим справляются. Естественно, под моим чутким контролем.
Как профессионал, что бы вы посоветовали тем, кто только начинает работать в сфере планирования свадеб?
Не бойтесь ошибаться, только ошибки сделают вас сильнее.
Не конкурируйте с другими, конкурируйте только с самим собой.
Каждое ваше мероприятие, каждый проект должен быть лучше, чем был вчера. Только тогда вы добьетесь успеха!
И, наконец, если бы вернуться в начало твоего пути, что бы ты сказала себе?
Ты все сделала правильно. Иди вперед и ничего не бойся.
